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Addendum sul Consenso alle Riunioni

Questo addendum descrive le pratiche relative ai dati specifiche dell'integrazione di Overturo per le Riunioni con le piattaforme di videoconferenza (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).

Dati che Raccogliamo tramite le Integrazioni per Riunioni

Quando un organizzatore di riunioni connette il proprio account di videoconferenza a Overturo, raccogliamo:

• Identità dell'account: Il tuo indirizzo email e nome visualizzato dalla piattaforma connessa, utilizzati per identificare il tuo account nella dashboard di Overturo.
• Metadati della riunione: Titolo della riunione, orario programmato, ID riunione e identificatori delle serie ricorrenti. Queste informazioni vengono utilizzate per creare flussi di consenso che fanno riferimento al corretto contesto della riunione.
• Decisioni di consenso dei partecipanti: Quando i partecipanti alla riunione interagiscono con un flusso di consenso, registriamo le loro decisioni (accettazione, rifiuto o consenso parziale) per ogni finalità dichiarata.
• Identità del partecipante (opzionale): I partecipanti possono autenticarsi facoltativamente durante il flusso di consenso. In tal caso, associamo il loro indirizzo email al record di consenso.

Dati che Non Raccogliamo

Overturo non accede, raccoglie, archivia o tratta:

• Contenuti audio o video delle riunioni
• Registrazioni o trascrizioni delle riunioni
• Messaggi della chat inviati durante le riunioni
• Contenuti della condivisione dello schermo
• Password delle riunioni o chiavi dell'organizzatore

Come Utilizziamo i Dati delle Riunioni

• Creazione del flusso di consenso: I metadati della riunione vengono utilizzati per generare flussi di consenso che i partecipanti vedono prima o durante la riunione.
• Dashboard in tempo reale: Gli organizzatori vedono una visualizzazione live di quali partecipanti hanno acconsentito e per quali finalità.
• Mandati permanenti: Se un partecipante sceglie di aderire, le sue decisioni di consenso possono applicarsi alle riunioni future della stessa serie, riducendo i prompt di consenso ripetuti.
• Registri di conformità: Le decisioni di consenso vengono registrate con firme crittografiche e registri di audit a prova di manomissione per la conformità normativa (GDPR, CCPA, BIPA, EU AI Act).

Conservazione dei Dati

I record di consenso vengono conservati per la durata configurata dall'account dell'organizzatore della riunione (impostazione predefinita: 7 anni, per soddisfare i requisiti di conservazione normativi comuni). Gli organizzatori possono eliminare i singoli record di consenso in qualsiasi momento. I token di accesso vengono eliminati immediatamente quando un utente disconnette il proprio account di videoconferenza.

Disconnessione del Tuo Account

Puoi disconnettere il tuo account di videoconferenza da Overturo in qualsiasi momento tramite la pagina delle impostazioni dell'integrazione Zoom o revocando l'accesso dalle impostazioni del tuo account Zoom. La disconnessione rimuove tutti i token di accesso archiviati. I record di consenso esistenti vengono conservati come documenti legali indipendenti in conformità alla policy di conservazione del tuo account.

Diritti dei Partecipanti

I partecipanti alle riunioni che hanno interagito con un flusso di consenso di Overturo possono esercitare i propri diritti sui dati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità) contattando l'organizzatore della riunione o inviando una richiesta a [email protected].